Information regarding GDPR / Informationspflichten gemäß DSGVO
The GDPR regulates the controller responsible's information obligations towards the data subject depending on whether personal data are collected from the data subject (direct survey, Art. 13 GDPR) or from third parties (third party collection, Art. 14 GDPR).
Information pursuant to Art. 13 (1) GDPR
Basic information:
| Requirement | Information | |
| 1 | Name and contact details of the controller | Responsible is PicoQuant GmbH represented by the Managing Director Rainer Erdmann Address: Rudower Chaussee 29 in 12489 Berlin, Germany | Phone: +49-30-1208820-0 | E-Mail: info@picoquant.com |
| 2 | Contact details of the data protection officer | The data protection officer of PicoQuant can be reached by e-mail at datenschutz@picoquant.com |
| 3 | Processing purposes and legal bases | The personal data of suppliers and customers are processed on the basis of the contract with the supplier and the customer pursuant to Article 6, paragraph 1, sentence 1, lit. b) GDPR and are necessary for the execution of the contract. The personal data of the employees are processed on the basis of the employment contract with the employee pursuant to Article 6, paragraph 1, sentence 1, lit. b) GDPR, § 26 (1), sentence 1 BDSG and are necessary for the implementation of the employment relationship. With regard to the processing when accessing our website, we refer to: https://www.picoquant.com/privacy_policy |
| 4 | Legitimate interests (if any) | Initiation or implementation of a business relationship Data transfer to payroll and financial accounting (external tax consultant) due to lack of internal competencies Development, optimization and improvement of our products and services |
| 5 | Categories of personal data (Art 14) | Name, first name, date of birth, address, telephone number, e-mail address, bank details, IP address |
| 6 | Recipients or categories of recipients | Public bodies that may receive or request data on the basis of statutory regulations (e.g. tax authorities, security authorities, supervisory authorities) Banks, health insurance funds, insurance companies within the scope of a legally permissible transmission pursuant to GDPR in Art. 6 para. 1 lit. b) or c) Payroll and financial accounting (external tax consultant) within the scope of a legally permissible transmission pursuant to GDPR in Art. 6 para. 1 lit. f) Data processors in the context of a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR |
| 7 | Transfer to third countries | does not take place |
Additional information pursuant to Art. 13 (2) GDPR :
| Requirement | Information from PicoQuant | |
| 1 | Storage period | There is a legal obligation to store personal data to the extent that data, receipts and commercial letters must be stored for certain periods of time. The corresponding retention periods essentially result from §257 of the German Commercial Code (HGB), §147 of the German Tax Code (AO) and the German Value Added Tax Act (UStG). |
| 2 | Rights concerned | Data subjects may exercise their right to obtain information on the processing of their personal data and may request that such data be rectified, deleted or restricted. You may also have the right to transfer data. |
| 3 | Right of withdrawal | Data subjects may object to the processing for the future. |
| 4 | Right to appeal | If you are of the opinion that your data is not being processed lawfully, you can complain to the responsible supervisory authority. |
| 5 | Origin of data (Art. 14) | We may receive data from employees of our customers from our customers in the context of a third party survey. |
| 6 | (Inn-)voluntary provision of data | not applicable |
| 7 | Automated decision making | not applicable |
| 8 | Subsequent processing | not applicable |
Note on third-party data collection pursuant to Art. 14 GDPR
Even in the case of third-party collection, the GDPR distinguishes between information to be provided (Art. 14 para. 1 GDPR) and additional information to be made available in order to ensure fair and transparent processing (Art. 14 para. 2 GDPR).
The nature and content of the information to be communicated or made available correspond in essential parts to those which must also be communicated in the case of a direct collection. For this reason, PicoQuant provides the information in a uniform overview and in the case of a third party collection according to Article 14 this is indicated accordingly.
In the case of third party collection, the person responsible is obliged to provide the information subsequently within a reasonable period after obtaining the data (Art. 14 Para. 3 GDPR). This period is determined by the specific circumstances, but may not exceed one month.
Deutsche Version
Die DSGVO regelt die Informationsverpflichtungen des Verantwortlichen gegenüber der betroffenen Person in Abhängigkeit davon, ob personenbezogene Daten bei der betroffenen Person (Direkterhebung, Art. 13 DSGVO) oder bei Dritten (Dritterhebung, Art. 14 DSGVO) erhoben werden.
Informationen gem. Art. 13 (1) DSGVO
Basisinformationen:
| Anforderung | Information | |
| 1 | Name und die Kontaktdaten des Verantwortlichen | Verantwortlich ist die PicoQuant GmbH vertreten durch den Geschäftsführer Rainer Erdmann Anschrift: Rudower Chaussee 29 in 12489 Berlin | Telefon: 030/1208820-0 | E-Mail: info@picoquant.com |
| 2 | Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten | Der Datenschutzbeauftragte von PicoQuant ist per E-Mail erreichbar unter datenschutz@picoquant.com |
| 3 | Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen | Die personenbezogenen Daten von Geschäftspartnern werden auf der Grundlage des Vertrages mit den Geschäftspartnern gemäß Artikel 6, Absatz 1, Satz 1, lit.b) DSGVO verarbeitet und sind für die Durchführung des Vertrages erforderlich. Kontaktdaten von Geschäftspartnern verarbeiten wir im Einzelfall auch auf Grund berechtigter Interessen im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit. Die personenbezogenen Daten der Beschäftigten werden auf der Grundlage des Arbeitsvertrages mit dem Beschäftigten gemäß Artikel 6, Absatz 1, Satz 1, lit. b) DSGVO, § 26, Absatz 1, Satz 1 BDSG verarbeitet und sind für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich. Bezüglich der Verarbeitung beim Aufruf unserer Website verweisen wir auf: https://www.picoquant.com/privacy_policy |
| 4 | Berechtigte Interessen (wenn vorhanden) | Anbahnung oder Durchführung einer Geschäftsbeziehung Datenübermittlung an die Lohn- und Finanzbuchhaltung (externer Steuerberater) wegen mangelnder interner Kompetenzen Entwicklung, Optimierung und Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen |
| 5 | Kategorien personenbezogener Daten (Art 14) | Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bankdaten, IP-Adresse |
| 6 | Empfänger oder Kategorien von Empfängern | Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten dürfen oder anfordern (z.B. Finanzbehörden, Sicherheitsbehörden, Aufsichtsbehörden) Banken, Krankenkassen, Versicherungen im Rahmen einer gesetzlich zulässigen Übermittlung gemäß DSGVO in Art. 6 Abs. 1 lit. b) oder c) Lohn- und Finanzbuchhaltung (externer Steuerberater) im Rahmen einer gesetzlich zulässigen Übermittlung gemäß DSGVO in Art. 6 Abs. 1 lit. f) Auftragsverarbeiter im Rahmen der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO |
| 7 | Drittstaatenübermittlung | findet nicht statt |
Zusatzinformationen gem. Art 13 (2) DSGVO:
| Anforderung | Information | |
| 1 | Speicherdauer | Eine Pflicht zur Aufbewahrung von personenbezogenen Daten besteht gesetzlich insoweit, als dass Daten, Belege und Handelsbriefe über bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden müssen. Die entsprechenden Aufbewahrungsfristen ergeben sich dabei im Wesentlichen aus dem §257 Handelsgesetzbuch (HGB), der § 147 Abgabenordnung (AO) sowie dem Umsatzsteuergesetz (UStG). |
| 2 | Betroffenenrechte | Betroffene können das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten geltend machen sowie Berichtigung, Löschung oder die Einschränkung der Verarbeitung fordern. Ihnen steht zudem ggf. das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. |
| 3 | Widerrufsrecht | Betroffene können der Verarbeitung für die Zukunft widersprechen. |
| 4 | Beschwerderecht | Sollten Sie der Auffassung sein, dass Ihre Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. |
| 5 | Herkunft der Daten (Art. 14) | Daten von Beschäftigten unserer Kunden erhalten wir ggf. von unseren Kunden im Rahmen einer Dritterhebung. |
| 6 | (Un-)Freiwilligkeit der Datenbereitstellung | entfällt |
| 7 | Automatisierte Entscheidungsfindung | entfällt |
| 8 | Weiterverarbeitung | entfällt |
Anmerkung zur Dritterhebung gem. Art. 14 DSGVO
Auch im Falle einer Dritterhebung unterscheidet die DSGVO zwischen mitzuteilenden Informationen (Art. 14 Abs. 1 DSGVO) und zusätzlichen Informationen, die zur Gewährung einer fairen und transparenten Verarbeitung zur Verfügung zu stellen sind (Art. 14 Abs. 2 DSGVO).
Art und Inhalt der mitzuteilenden bzw. der zur Verfügung zu stellenden Informationen entsprechen in wesentlichen Teilen denjenigen, die auch im Falle einer Direkterhebung mitgeteilt werden müssen. Aus diesem Grund stellt PicoQuant die Informationen in einer einheitlichen Übersicht zur Verfügung und im Fall einer Dritterhebung gem. Artikel 14 ist dies entsprechend angegeben.
Im Falle der Dritterhebung ist der Verantwortliche verpflichtet, die Informationen nachträglich innerhalb einer angemessenen Frist nach Erlangung der Daten mitzuteilen (Art. 14 Abs. 3 DSGVO). Diese Frist bestimmt sich nach den spezifischen Umständen, darf aber einen Monat nicht überschreiten.